14. juunil käis kokkutuleku meeskond Kohtla-Nõmmel kaevandusmuuseumi juures nõupidamisel, kus arutati kokkutuleku korralduslike küsimusi.
Koosolekul pandi paika väravad, peatelgi ja kaubatänava asukohad jms. Räägiti ka toitlustusest ja pandi paika peenhäälestused korralduslikus pooles.
Arutati ka võrkpalli korraldust ja Adrenaatori tegevusi. Nimelt on külalistel harukordne võimalus osaleda Ida-Virumaa põnevates tegevustes. Aidu karjääris on võimalik osaleda kaatrimatkal, sõita saab ka maasturitega safariretkel või läbi teha kaevandusmuuseumi ekskursioon.