4. aprillil käis kokkutuleku meeskond Lääne-Virumaal Rutja lennuväljal, kus peeti kokkutuleku koosolekut ja pandi paika laagri asukoht ja logistika.
EJS-i keskuse, Kaitseliidu, Rakvere Jahindusklubi, kohaliku jahiseltsi ja Kuusk OÜ esindajad said kokku, et arutada kokkutuleku tehnilisi küsimusi. Põhieesmärk oli leida erinevate variantide hulgast parim logistiline lahendus laagriplatsidele, kauba- ja toidutänavale, peatelgile ja erinevatele võistlusaladele.
Rutja õppeväljaku ala on suur ja pakub rohkelt võimalusi. Ka kokkutulekule planeeritud 6000 inimest paigutatakse ära lahedalt ja liikumisruumi on kõigil piisavalt. Kuna tegemist on kesksuvega ja kuiva alaga, siis tuleb olla ettevaatlik. Laagriplatsid asuvad männimetsa all, kus tuleoht on suur. Sellest tulenevalt on lõkete tegemine rangelt keelatud ja ka grillide puhul tuleb arvestada tuleohuga. Palume kõikidel osalejatel sellega arvestada.
Juunis saadakse veel meeskonnaga korra kokku, et korraldada ühine talgupäev. Selle käigus käiakse üle potentsiaalsed laagripaigad ja vajadusel koristatakse ära murdunud puud ja oksad. Talgupäevast anname teada selle lähenedes. Seal saavad osaleda EJS-i ja Kaitseliidu liikmed ja nende sõbrad.
Kokkutulekul on planeeritud ka mitmeid üllatusi, aga need selguvad juba kohapeal.
